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Amicron-Mailoffice: Ihr Manager für gute Beziehungen! |
Wenn Sie Ihre Beziehungen zu Ihren
Kunden und Interessenten ausbauen wollen, ist dieser Kontakt- und E-Mail-Manager
genau das Richtige für Sie.
Was ist AMICRON-MAILOFFICE?
Amicron-Mailoffice ist das Programm zur Kundenbetreuung (CRM) für kleine und mittlere Unternehmen, das Ihnen den Aufbau dauerhafter und langfristiger Kundenbeziehungen erleichtert.
Der Schwerpunkt liegt im Kontakt- und E-Mail-Management (ein leistungsstarkes E-Mail-Programm ist integriert). Ihre Adressen werden automatisch mit ein- und ausgehenden E-Mails und Telefonaten verknüpft (automatische Anruferkennung via TAPI-Schnittstelle). Sie können Kontakte und Aufgaben anlegen, zuständigen Mitarbeitern zuordnen und so die Aufgabenverteilung und Zusammenarbeit im Unternehmen wesentlich verbessern.
Beim gemeinsamen Einsatz mit Top-Faktura 7.0 haben Sie sowohl Ihre komplette Auftragsbearbeitung als auch Ihre Kontakt- und E-Mail-Daten im Griff. Beide Programme arbeiten mit einem gemeinsamen Datenbestand, es ist kein Abgleich oder Synchronisieren mehrerer Datenbanken oder Programme mehr notwendig.
Wer eine TAPI Schnittstelle besitzt und Anwender von Top-Faktura 7.0 ist, bekommt ein Programm, das einen lang gehegten Traum von aktiven Verkäufern realisiert. Schneller Zugriff auf Korrespondenz, Kontakte, Umsätze, Verkäufe, Aufgaben und Auftragsbearbeitung zum Kunden geben Ihnen damit ein sehr mächtiges Vertriebswerkzeug in die Hand.
Welchen Nutzen bringt Amicron-Mailoffice im einzelnen für Sie
?Für rund 80 Prozent aller Internetnutzer ist E-Mail die wichtigste Funktion des Internet. Kein Wunder, dass auch bei Ihnen die Korrespondenz per E-Mail stetig zunimmt! Und wie behalten Sie die Übersicht? Mit dem E-Mail-Center in Amicron-Mailoffice verschaffen Sie sich den Überblick:
Mit dem integrierten E-Mail-Programm erstellen und versenden Sie spielend leicht Serien- und Einzel-Emails, ganz wie Sie’s wünschen in Text- oder HTML-Format.
Textbausteine helfen Ihnen, Standard-Anfragen schneller zu beantworten und Ihre Produktivität zu erhöhen.
Suchen Sie oft nach den E-Mails zu einem Kunden? Amicron-Mailoffice verknüpft automatisch die E-Mails mit den passenden Adressen. Sie klicken einfach von der E-Mail zu den Adressdaten und umgekehrt. Wenn Sie eine Adresse aufrufen, finden Sie in einem Register sowohl gesendete wie auch empfangene E-Mails zur Adresse.
Falls die Zuordnung (mangels E-Mail-Adresse im Adressdatensatz) einmal nicht automatisch geschieht, reichen wenige Mausklicks die Verbindung zur richtigen Adresse manuell herzustellen.
Sie wollen eine E-Mail unbedingt im Auge behalten? Ganz einfach: Legen Sie per Mausklick eine Aufgabe (Wiedervorlage) zu dieser E-Mail an. Schon werden Sie am fraglichen Termin erinnert.
Mit Amicron-Mailoffice können Sie mehrere markierte E-Mails auf einmal beantworten und so wahre Anstürme von Kunden/ Interessenten bewältigen.
Ordner und E-Mails anlegen, verschieben, ausschneiden, kopieren und einfügen geht ganz einfach per Drag & Drop mit den üblichen Maus- und Tastaturbefehlen, ganz wie Sie’s vom Windows Explorer her kennen.
Interne Weiter- und Umleitungen von E-Mails an Ihre Kollegen versenden Sie netzintern ohne ins Internet zu müssen.
Im Team können Sie ein E-Mail-Konto von allen Rechnern aus bedienen.
Die Administratorsicht zeigt Ihnen zur Kontrolle alle (un-) beantworteten E-Mails Ihrer Mitarbeiter.
Mit der E-Mail-Statistik werten Sie Ihre E-Mail-Korrespondenz aus (Anzahl per Tag, Monat, Jahr, verwendeter E-Maileditor).
Sie können beliebig viele E-Mail-Konten anlegen und verwalten.
Sichern oder archivieren Sie ausgewählten E-Mails mit der integrierten Archivierungsfunktion.
Selbstverständlich ist in Amicron-Mailoffice auch ein Autoresponder enthalten, mit dem Sie automatisierte Standardemails als erste Reaktion auf Anfragen oder als Dankeschön für Bestellungen etc. festlegen können.
Datenübernahme aus Outlook-Express und Synchronisation mit Outlook.
E-Mails sind ein preisgünstiges Mittel, um mit vielen Kunden stetigen Kontakt zu halten. Themen und Anlässe für solche Mitteilungen gibt’s reichlich: Neue Preisliste, Ankündigungen von Neuheiten, Tag der offenen Tür, Kundenseminar, Messe, Preisausschreiben, Sonderangebote etc..
Mit Amicron-Mailoffice können Sie auf verschiedene Arten Serien-E-Mails schreiben.
Bei personalisierten Serien-E-Mails wird je Empfänger eine E-Mail mit persönlicher Anrede und weiteren ausgewählten Adressdaten erstellt.
auch einfache Serien-E-Mails per CC- oder BCC-Zeile ohne personalisierte Anrede sind möglich.
Serien-Antwort:
personalisierte Serien-Antworten: wenn die markierten E-Mails einer Adresse zugeordnet wurden, können Sie sogar mit persönlicher Briefanrede antworten und die Adressdaten in den E-Mail einbeziehen.
Damit Ihre E-Mails immer erwünscht sind, können Sie mit wenigen Schaltern bestimmte Empfängergruppen ausschließen:
Sie sperren entsprechende Adressen einfach mit Hilfe der Serien-EMail-Sperre, Serienbriefsperre und Auftragssperre
Oder Sie sorgen dafür, dass Ihren Adressaten nicht jede Woche sondern nur innerhalb bestimmter Intervalle eine erneute Serien-E-Mail zugestellt wird.
Oder Sie senden eine E-Mail , wenn innerhalb der letzten X Tage kein Kontakt erfolgte.
Wenn Sie Qualität, Quantität und Dauer, Ihrer Telefonkontakte optimieren wollen, eröffnet Ihnen die Telefon-Schnittstelle in Amicron Mailoffice folgende Vorteile:
Anrufererkennung: Ihre Telefonate wirken persönlicher und individueller, da Sie mittels
automatischer Anrufererkennung (anhand der Telefonnummer) bereits wissen,
wer Sie anruft, noch bevor Sie den Hörer aufgenommen haben. Der "Telereporter"
meldet den Anrufer durch ein kleines Adressfenster. Ein Klick auf den
Schaltknopf ‚Adressdaten aufrufen‘ öffnet den gesamten Datensatz inkl.
der Register Kontakte, E-Mails, Ansprechpartner, Aufgaben.
Beispiel:
Ein Kunde ruft Sie an.
Ihr (TAPI-fähiges) Telefon klingelt.
Amicron-Mailoffice meldet Ihnen den Anrufer namentlich in einem kleinen Fenster.
Sie heben den Telefonhörer ab und begrüßen Ihren (angenehm überraschten) Kunden mit Namen.
Ein Klick und Sie haben den vollständigen Adressdatensatz vor sich. Von dort erreichen Sie augenblicklich die Listen aller Kontakte, E-Mails und Aufgaben zu diesem Kunden.
Ihr Kunde wird überrascht (und blaß vor Neid) sein, wie kompetent und schnell Sie jetzt mit Ihm sprechen. Kein Wunder, dank Amicron-Mailoffice haben Sie alle Informationen blitzschnell zur Hand.
Sie schreiben Ihren Kontaktbericht und wenn Sie das Anliegen nicht sofort erledigen können, erstellen Sie per Mausklick im Nu eine terminlich fixierte Aufgabe für Ihre(n) Kollegin/n oder sich selbst. Zusätzlich notiert der Telereporter das Telefonat in einem separaten Telefonprotokoll.
Wenn Sie einen Auftrag erhalten, wechseln Sie einfach zu Top-Faktura 7.0 und legen zu der vorhandenen Adresse den entsprechenden Auftrag an.
Automatische Wahlhilfe: Sie sparen sich das Eintippen von Telefonnummern. Das Programm wählt automatisch die gewünschte Telefonnummer Ihres Gesprächspartners aus der Adresse, Ansprechpartnerverwaltung, Aufgabe oder Kontakt.
Telefonprotokoll: Sie sind stets informiert. Wenn Sie nach einem speziellen Anruf suchen oder sich einfach einen Überblick verschaffen wollen, rufen Sie einfach das Telefonprotokoll auf. Jeder Anruf ist mit Zeitpunkt, Rufnummer, Dauer, Adressnummer, Mitarbeiter, Anrufart (ein/aus) und Weiterleitung protokolliert.
Bei der Erfassung eines Kontaktes aus der Wahlhilfe überträgt das Programm automatisch Anrufzeitpunkt und Dauer in den Kontakt-Bericht.
Amicron-Mailoffice unterstützt zur Realisierung obiger Funktionen sowohl die TAPI-Schnittstelle (Telephone Application Interface) als auch die CAPI-Schnittstelle, die z.B. beim Einsatz einer ISDN-Karte vorhanden ist.
Eine Aufgabe enthält Termin, Zeit, Dauer, Mitarbeiter, Adresse, Aufgabentext, Priorität, Ansprechpartner, Maßnahme, Status, Betreff und Freifelder. Sie können die Aufgaben nach verschiedenen Merkmalen filtern und als sortierte Aufgabenliste anzeigen lassen.
Aufgaben können Sie ohne oder mit Bezug zu Kunden, Kontakten oder E-Mails erstellen. Sie sehen also immer auf welchen Vorgang/ Adresse sich die Aufgabe bezieht.
Wenn Sie beispielsweise eine Telefonaktion planen, können Sie viele Aufgaben gleichzeitig erstellen oder ändern. Filtern u. markieren Sie einfach die entsprechenden Adressen/ Aufgaben und tragen Sie die entsprechenden Einträge im Änderungsformular ein. Das ist doch wohl ein Hit für Verkaufsleiter und Arbeitsteams, oder?
Fällige Aufgaben erscheinen beim Programmstart; für jeden Mitarbeiter separat oder nach Einstellung.
Sie können Aufgaben gruppenweise erstellen (beispielsweise aus markierten Adressen) und verändern (z.B. auf einen anderen Mitarbeiter verlagern). Für eine dynamische flexible Aufgabenverteilung gerade in kleinen und mittleren Unternehmen ist dieser Programmbereich eine wirkliche Bereicherung.
Wenn Sie die Beziehung zu Ihren Kunden aktiv pflegen, ist die Erfassung kundenbezogener Kontaktberichte (‚Kontakte‘) und Aufgaben (Wiedervorlagen) sehr wichtig. Amicron-Mailoffice erleichtert Ihnen diese Arbeit. ‚Kontakte‘ schreiben Sie aus der Adressverwaltung, dem Telereporter oder einer Aufgabe heraus.
Für Serienbriefe oder -E-Mails können Sie automatisch Kontakte generieren. Sie finden die Kontakte entweder direkt bei der Kundenadresse oder in der Kontaktübersicht.
Ein Kontakt umfasst: Adresse, Datum, Zeit, Dauer, Mitarbeiter, Priorität, Kategorie, Bemerkung, Eingang/Ausgang, Kontaktart, Maßnahme, Ansprechpartner, 2 Freifelder, Auftragsnummer und ein Vorlagedatum.
Adresse, Datum, Zeit, Dauer, Mitarbeiter werden teilweise automatisch in die Kontakte eingetragen.
Von einem Kontakt aus können Sie direkt eine Aufgabe (Wiedervorlage) erstellen.
Wenn Sie in einer Kundenadresse die Listenansicht der Kontakte aufrufen, zeigt Ihnen Mailoffice die durchschnittliche Gesprächsdauer u. die Gesamtgesprächszeit an.
Die Listenansicht ist frei einstell-, filter- und sortierbar.
Die Adressverwaltung hat eine Kapazität von über eine Millionen Adressen. Neben den Standardadressfeldern, gibt es zahlreiche frei von Ihnen zu benennende Felder, Angaben zur Fakturierung und diverse Sperren (Serienbrief-, -Emailsperre ..)
Jede Adresse kann beliebig viele Ansprechpartner enthalten.
E-Mail, Aufgaben-, Kontakt- u. Ansprechpartnerlisten sind beim Kunden als Register angelegt. Darin finden Sie schnell die Informationen, die Sie brauchen.
Adressdaten automatisch aus E-Mails auslesen erspart das Abtippen
komfortables Schreiben von Einzel- und Serienbriefen mit MS-Word
Die Dateiinhalte können Sie als Listen oder Etiketten drucken.
Die Ausdrucke passen Sie bei Bedarf per integriertem Formulareditor (dem populären List & Label Designer) an Ihre individuellen Anforderungen an.
Sie können Adressen filtern (Adressen die bestimmte Bedingungen erfüllen auswählen), diese markieren und für markierte Adressen automatisch Aufgaben generieren.
Die Suchdienste: Schnellsuche, Volltextsuche, Suche über jedes Eingabefeld
Für Top-Faktura 7.0 Anwender: Übersicht über alle Rechnungen, offene Posten, Zahlungen und Artikel
Gliedern Sie Ihre Adressen (Kunden) in Gruppen?
In der Gruppenverwaltung werden die Adressgruppen bearbeitet. Außerdem
können Sie hier Adress-Selektionen anhand der zugeordneten Gruppen vornehmen,
um z.B. einen Serienbrief an alle Adressen zu senden, die Gruppe A und B
zugeordnet sind. Durch gezielte Selektion nach bestimmten Adressgruppen führen
Sie Ihre Werbemaßnahmen jetzt wesentlich sinnvoller durch.
Die über die Gruppenselektion ermittelten Adressen können Sie mit allen
Funktionen weiterverarbeiten, die im Programm für markierte Adressen zur
Verfügung stehen. Beispiel: Serienbrief, Serien-EMail, Aufgabe erstellen,
Archivieren. Voraussetzung für diese Funktionen ist, dass die Adressen markiert
wurden. Dies können Sie über das Menü "Adressen/Alle Adressen markieren" durchführen.
Gruppen sind schnell erstellt. Gruppennamen vergeben -> Adressen zu einer
Gruppe selektieren (filtern) -> alle Adressen markieren -> Allen
markierten Adressen Gruppen zuordnen.
Wenn Sie als Team in einem Netzwerk arbeiten, können Sie Ihre Zusammenarbeit mit Amicron-Mailoffice wesentlich verbessern. Über die Benutzerverwaltung vergeben Sie die Rechte der einzelnen Mitglieder und unterstützen so eine produktive Zusammenarbeit und die Konzentration auf’s Wesentliche. Amicron-Mailoffice erleichtert Ihnen die Aufgabenverteilung und Ihre Arbeit als Team. Zusätzlich verbessern Sie so die Qualität von Übergaben wie Telefonweiterleitung, interner E-Mailversand, -Weiterleitung und -Umleitung.
Gemeinsame Datenbasis mit TOP-FAKTURA 7.0: Kein Export/Import oder Synchronisieren mehr nötig.
MS-Word, Einzel- u. Serienbriefe direkt aus der Adressverwaltung erstellen (ohne Export)
Winfax (Symantec)
KlickTel Adressverzeichnis
Outlook: Adressen und E-Mails exportieren & importieren, sowie synchronisieren.
Export (ASCII, Paradox, dBase, Access, Excel usw.)
Mehrfenstertechnik
Drag- und Dropfunktionen, Suchfunktionen: Volltextsuche, Suche über jedes Eingabefeld in allen Programmteilen.
Filtern (Gruppen auswählen nach frei definierbaren Kriterien)
Markieren und markierte weiterverarbeiten (drucken, in Auswertungen einbeziehen, Aufgaben/ Kontakte/ Serienbriefe erstellen, löschen, archivieren)
Archivieren von Adressen & E-Mails
Bei allen Listenansichten sind die Spalten nach Breite und Reihenfolge variabel einstellbar.
Amicron-Mailoffice ist die Lösung auf die viele Unternehmer, Vertriebsleiter und Verkäufer schon lange gewartet haben. Mit Amicron-Mailoffice delegieren, terminieren und kontrollieren Ihre Aufgaben per Knopfdruck. Sie gewinnen endlich einen Überblick über die Kontakte mit Ihren Kunden und organisieren Ihre E-Mails und Aufgaben in einer neuen Art und Weise. Vor allem in Kombination mit der TOP-FAKTURA 7.0 können Sie verschiedene Unternehmensaufgaben integrieren. So ganz nebenbei gewinnen Sie dabei einen Überblick über die Aufgabendichte und den Auslastungsgrad Ihrer Teammitglieder.
So können Sie sich wieder auf das Wichtigste konzentrieren: Ihre Geschäftsbeziehungen zu Ihren Kunden.
Wer vergleichbare netzwerktaugliche Lösungen im Softwaremarkt sucht, kommt leicht auf einen 4-5 stelligen Betrag. Amicron-Mailoffice bietet für einen niedrigen Preis eine erstaunliche Leistung, dies bestätigen auch zahlreiche Presseberichte.
Wenn Sie die Anbindung an eine Auftragsbearbeitung haben wollen, werden Sie
sicherlich länger, möglicherweise erfolglos nach tatsächlichen Wettbewerbsprodukten
im deutschen Sprachraum suchen.
Mailoffice@Amicron.de