Über den Serienbrief-Assistenten können Sie mit der Textverarbeitung MS-Word Rundschreiben erstellen, ohne dass Sie sich mit der Serienbrief-Funktion von MS-Word auskennen müssen. So schnell wie mit Amicron-Mailoffice haben Sie wahrscheinlich noch nie einen Serienbrief erstellt!

Der Serienbrief-Assistent wird in der Adressverwaltung über den Menüpunkt "Aktionen | Serienbrief erstellen" aufgerufen und erstellt sowohl die notwendige Datenbankdatei mit den Adressen, die angeschrieben werden sollen, als auch das Serienbrief-Hauptdokument mit den benötigten Feldern für den Zugriff auf die Adressdatei.Dabei können Sie auf Wunsch auch die Ansprechpartner zu einer Adresse einbeziehen!

Unterstützt wird MS-Word in den Versionen 97, 2000 und XP (2002).

An welche Adressen möchten Sie Serienbriefe senden?


Sie haben die Wahl, den Serienbrief an alle Adressen oder nur an die markierten Adressen zu richten.

Ansprechpartner einbeziehen?
Sie können auch die Ansprechpartner in Ihr Mailing mit einbeziehen. Dann wird für jeden Ansprechpartner, den Sie zu einer Adresse gespeichert haben, ein separater Brief erstellt. 

Sperren berücksichtigen

Bei jeder Adresse kann eine Serienbriefsperre, Serien-EMail-Sperre und Auftragssperre aktiviert werden. Wählen Sie, ob diese Sperren berücksichtigt werden sollen. Falls Sie z.B. die Option "Serienbriefsperre berücksichtigen" aktiviert haben, erhält eine Adresse keinen Serienbrief, wenn bei der Adresse die Option "Serienbrief-Sperre" aktiv ist.

Nur versenden, wenn innerhalb der letzten X Tage kein Serien-Brief an die Adresse gesendet wurde.
Damit es Ihren Kunden nicht zuviel wird, kann Amicron-Mailoffice z.B. automatisch dafür sorgen, dass nicht jeden Monat sondern nur innerhalb bestimmter Intervalle eine erneuter Serien-Brief zugestellt wird. Diese Option bestimmt, wieviele Tage mindestens vergangen sein müssen, damit ein erneuter Serienbrief an diese Adresse geschickt wird. Wenn Sie hier z.B. 30 Tage wählen, einer Adresse jedoch vor 14 Tagen erst ein Serienbrief gesendet haben, wird für diese Adresse kein Serienbrief erstellt.
Diese Option wertet das Feld "letzter Serienbrief" der Adresse aus.

Nur versenden, wenn innerhalb der letzten X Tage kein Kontakt erfolgte
Aktivieren Sie diese Option, falls nur dann ein Serienbrief zugestellt werden soll, wenn Sie mit der Adresse innerhalb des gewählten Zeitraumes keinen Kontakt hatten. Diese Option wertet das Feld "letzter Kontakt" der Adresse aus.

Automatische Steuerung von MS-Word


Sobald die Adressen ermittelt wurden, müssen Sie in MS-Word ein Dokument erstellen oder wählen, das Ihr Rundschreiben enthält. Wenn MS-Word bereits aufgerufen wurde und ein Dokument geöffnet ist, können Sie das geöffnete Dokument wählen. Andernfalls haben Sie die Möglichkeit, ein neues Dokument zu erstellen oder ein anderes vorhandenes zu öffnen.

Wo soll die Adresse eingefügt werden?



Sobald Sie das gewünschte Dokument geöffnet haben, müssen Sie dem Assistenten noch mitteilen, wo im Brief nun die Adresse eingefügt werden soll. Wechseln Sie deshalb nach MS-Word und wählen mit einem Mausklick die Stelle an, an der die Adresse eingefügt werden soll. Anschließend klicken Sie im Assistenten auf den "Weiter"-Schalter.

Fertig ist Ihr Serienbrief



Nachdem Sie die gewünschte Stelle gewählt haben, werden dort die Platzhalter für die Adressfelder eingefügt. Ihr Serienbrief-Hauptdokument ist jetzt erstellt worden. Auch die Verknüpfung mit der Adressdatei wurde automatisch eingerichtet. Wenn Sie den Text bereits fertig geschrieben haben, können Sie die Option "Serienbriefe erzeugen" wählen. Es wird dann ein neues Dokument erstellt, in dem für jede Adresse eine neue Seite angelegt wird. Dieses neue Dokument kann dann wie gewohnt gedruckt werden.
Wählen Sie "Assistent sofort beenden", wenn Sie den Serienbrief noch überarbeiten möchten. In MS-Word können Sie dann später über das Menü "Extras | Serienbriefdruck" den Seriendruck-Manager aufrufen und dort über den "Verbinden"-Schalter den Serienbrief ausdrucken.

Haben Sie Fragen zu Amicron-Mailoffice?
Nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf, z.B. per E-Mail:  Mailoffice@Amicron.de

Siehe auch:
Serien-E-Mails erstellen

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